Дни с 4 по 7 мая объявили нерабочими. Таким образом, сотрудники будут отдыхать непрерывно с 1 по 10 мая. Разберемся, как посчитать зарплату за это время, когда рассчитаться с работниками и что делать тем, кто планировал уйти в отпуска.
Для кого объявили нерабочие дни
Президент объявил дни с 4 по 7 мая нерабочими с сохранением зарплаты (Указ Президента от 23.04.2021 № 242). В прошлом году нерабочие дни нужно было предоставить всем, за исключением сотрудников и организаций по определенным спискам. Теперь работодатели сами будут решать, какие работники нужны, чтобы обеспечить работу организации.
Может ли компания вывести 100% работников, ссылаясь на то, что они необходимы для функционирования фирмы? Ограничений в Указе нет. Пока критерий один: работают с 4 по 7 мая те, кто обеспечивает работу компании и без кого не обойтись. Но в случае если выводите весь персонал, готовьтесь обосновать, действительно ли вам были нужны все сотрудники. Даже если у вас непрерывное производство, наверняка в компании есть вспомогательный персонал, без которого можно обойтись 4 дня.
Издайте приказ, в котором определите, для кого действуют нерабочие дни с 4 по 7 мая — для всех работников или только для некоторых. Если отдельные работники нужны для функционирования фирмы, то запишите их в приказе. То есть определите, кто будет работать между майскими. Рекомендуем издать приказ и в тех случаях, когда не объявляете нерабочие дни или предоставляете их только единицам. Ознакомьте сотрудников с приказом. Брать письменные согласия на работу с 4 по 7 мая не нужно — это не привлечение к работе в выходные дни.
Когда выдать зарплату, отпускные и заплатить НДФЛ
Нерабочие дни по Указу Президента не относятся к выходным или праздничным. Поэтому работодатели могут выдать зарплату и с 4 по 7 мая, если этот срок компания установила в правилах внутреннего трудового распорядка или трудовом договоре. К примеру, если работники обычно получают зарплату 5 числа месяца, можно выдать деньги в этот день. Но если бухгалтер не выходит на работу между майскими, то пусть перечислит деньги 30 апреля. Также если сотрудники уходят в отпуск с 11 мая, а выдать деньги некому между майскими, перечислите отпускные 30 апреля.
Спорный вопрос, когда перечислять НДФЛ, если выдали зарплату 30 апреля. В прошлом году в ФНС разъясняла, что срок уплаты НДФЛ переносится на первый рабочий день после президентских нерабочих дней, если налоговый агент не работал в нерабочие дни (письмо ФНС от 24.04.2020 № БС-4-11/6944@). Если применять те же выводы, то если компания не работала с 4 по 7 мая, она может заплатить НДФЛ 11 мая, даже если выдала зарплату 30 апреля. НДФЛ с отпускных, которые выдали 30 апреля, нужно заплатить 30 апреля.
Что делать с отпусками, которые попали на нерабочие дни
Если ваша компания не работала с 4 по 7 мая, то возникает вопрос: что делать с отпусками, если работники уже запланировали отдыхать. Ведь период с 4 по 7 мая — это нерабочие дни. Только одни работники получат за этот период зарплату, а другие по графику должны уйти в отпуск. Надо ли переносить отпуск и пересчитывать средний заработок?
В прошлом году Минтруд разъяснил, что нерабочие дни в число дней отпуска не включаются и отпуск на эти дни не продлевается (письмо Минтруда от 26.03.2020 № 14-4/10/П-2696). В то же время разъяснения Минтруда не соответствовали ТК. Из кодекса следует, что в число дней отпуска не включаются только нерабочие праздничные дни (ст. 120 ТК). А нерабочие дни по указу Президента не относятся к праздничным. Значит, нерабочие дни входят в число дней отпуска, и сотрудник просто потеряет дни отпуска, тогда когда все остальные будут не работать и получат зарплату
Позже Минтруд исправил ошибку и, отвечая на вопрос про отпуска, разъяснил, что отпуск можно перенести, но по взаимному согласию работника и работодателя (новость от 2 апреля на rosmintrud.ru в разделе «Пресс-центр»/«Занятость»). Поэтому если работодатель согласен пойти на уступки, то работники пишут заявление на имя директора о переносе отпуска на другое время.
Если стороны договорились, внесите исправления в график отпусков. За нерабочие дня мая начислите сотруднику зарплату. По итогам месяца выплатите сумму разницы между зарплатой и ранее выданными отпускными. Дни отпуска сотрудник использует в другое время.
Как платить работнику, если перенесли отпуск
Компания не работала с 4 по 7 мая. У работника отпуск по графику с 4 по 7 мая. Отпускные — 7 700 руб. НДФЛ — 1001 руб. (7700 руб. х 13%). На руки сотрудник получил 6699 руб. (7700 — 1001).
По согласованию с руководством сотрудник перенес отпуск. За май бухгалтер начислил оклад — 50 000 руб. НДФЛ — 6500 руб. (50 000 руб. х 13%). Зарплата за май за минусом НДФЛ — 43 500 руб. (50 000 — 6500). Выплатите сотруднику разницу 36 801 руб. (43 500 — 6699).
Как считать зарплату за май
Считать зарплату с 4 по 7 мая можно по тем же правилам, что и во время нерабочих дней в прошлом году. Можно использовать разъяснения, которые раньше давал Минтруд (письмо от 26.03.2020 № 14-4/10/П-2696). Период с 4 по 7 мая — это не праздничные и не выходные дни. Поэтому производственный календарь не меняйте и норму рабочих дней в мае не уменьшайте.
Если сотрудники не работали с 4 по 7 мая, то за время нерабочих дней они должны получить ту же зарплату, какую имели бы, если бы полностью отработали нерабочие дни.
Работникам-сдельщикам за нерабочие дни с 4 по 7 мая оплатите вознаграждение, определяемое локальным актом работодателя. Аналогичный порядок работодатели применяют, когда считают вознаграждение сдельщикам за праздничные дни (ст. 112 ТК). Например, определите размер вознаграждения исходя из среднего заработка.
Если сотрудники работают в нерабочие дни, то это время оплатите в одинарном, а не двойном размере. Нерабочие дни не относится к выходным или нерабочим праздничным дням. Как считать зарплату за май, покажем на примере.
Как считать зарплату за май
Оклад первого работника — 50 000 руб. У второго сдельная оплата труда. Компания платит ему за нерабочие дни вознаграждение из среднего заработка. За 12 месяцев с 01.05.2020 по 30.04.2021 сдельщик заработал 573 000 руб., и отработал 240 дней. Покажем, как рассчитать зарплату каждого сотрудника, если с 11 по 31 мая они отработали все дни по графику пятидневки, а с 4 по 7 мая были нерабочие дни.
Окладник. Начислите за май полный оклад 50 000 руб., так как нерабочие дни с 4 по 7 мая считаются отработанными.
Сдельщик. Посчитайте средний заработок за период с 4 по 7 мая. Он равен 2 387,5 руб. (573 000 руб. : 240 дн.). Оплатите за 3 нерабочих дня в мае 9550 руб. (2387,5 руб. х 4 дн.). Остальные дни оплатите в обычном порядке.
Как отразить нерабочие дни в табеле
Дни с 4 по 7 мая отразите в табеле рабочего времени как оплачиваемые нерабочие дни. За эти дни вы все равно начислите обычную зарплату, но код «Я» использовать не стоит. Сотрудники по факту не работали, и эти дни потом не надо включать в расчет отпускных.
Лучшее решение: ввести код и оговорить, как оплачивать такие дни. Проверьте прошлогодние приказы — вы наверняка вводили специальные специальный буквенный код для нерабочих дней, например, ОНД.
Если ведете табель по унифицированной форме № Т-12 или Т-13, то в порядке заполнения нет кода, который бы означал дополнительные нерабочие дни. Можно выбрать буквенный код — ОВ, дополнительные выходные дни (оплачиваемые). Если фирма работает с 4 по 7 мая, поставьте буквенный код Я или цифровой — 01.